Politique de confidentialité et conditions d'utilisation
En naviguant sur notre site web et en utilisant nos différents services, vous acceptez les termes d'utilisation et la politique de confidentialité ci-dessous. Nous vous recommandons de lire attentivement ces documents.
Le respect de votre vie privée
Physiothérapie Mieux-Être s’engage à tout mettre en œuvre pour respecter et protéger votre vie privée, ainsi que celle de ses employés, patients, et autres parties intéressées. Nous reconnaissons l’importance de faire preuve de transparence quant à l’utilisation, la protection et la durée de conservation des renseignements personnels que vous nous transmettez.
Cette politique détaille comment nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels lorsque vous utilisez notre site web et nos services, ainsi que vos droits à cet égard.
Note : Cette politique ne s’applique pas aux sites Internet de tiers, incluant ceux auxquels il est possible d’accéder en cliquant sur des liens qui pourraient se trouver sur notre site Internet. Si vous consultez un site Internet de tiers, celui-ci disposera de ses propres politiques que nous vous invitons à consulter avant de soumettre vos renseignements personnels.
Qu’est-ce qu’un « renseignement personnel » ?
L’expression « renseignement personnel » désigne tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Par exemple, nom, prénom, âge, ville, adresse courriel, numéro de téléphone, numéro d’assurance maladie, date de naissance et informations financières (y compris les informations bancaires et relatives aux cartes de crédit).
Comment obtenons-nous votre consentement ?
En communiquant avec nous, en utilisant les services de Physiothérapie Mieux-Être et en naviguant sur notre site Internet, vous consentez à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels conformément à cette Politique. Si vous nous fournissez les renseignements personnels d’un tiers, vous déclarez détenir le consentement ou le pouvoir nécessaire pour nous permettre de recueillir, utiliser et communiquer ces renseignements conformément à cette Politique.
Comment et quels renseignements personnels recueillons-nous et à quelles fins ?
Physiothérapie Mieux-Être recueille les informations personnelles des patients afin de fournir des soins de santé de qualité. Voici les informations personnelles que nous recueillons et à quelles fins, selon nos différents services.
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Consultations en clinique :
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Nom, prénom, date de naissance, adresse, numéro de téléphone, adresse courriel, numéro d’assurance maladie valide et informations médicales pertinentes.
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Ces informations sont nécessaires pour votre dossier médical et pour la communication avec vous.
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Les informations et renseignements personnels sont stockés dans votre dossier médical électronique Medfar. Les données de ce dernier sont stockées dans des serveurs situés au Québec.
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Site web de Physiothérapie Mieux-Être :
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Lorsque vous remplissez un formulaire de contact, vous consentez à nous fournir votre adresse courriel, votre nom et prénom ainsi que toutes informations pertinentes à votre demande.
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Lorsque vous nous envoyez un document (référence, requête, etc.), vous consentez à ce que les informations contenues dans ce document soient indexées à votre dossier et utilisées afin d’effectuer votre demande en lien avec le document acheminé.
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Si vous nous envoyez un document pour une tierce personne, vous déclarez détenir le consentement ou le pouvoir nécessaire pour nous permettre de recueillir et d’utiliser les renseignements.
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Les photos et témoignages du personnel qui ont été recueillis avant la fin d’emploi demeurent sur le site de Physiothérapie Mieux-Être à moins que l’employé.e ou ex-employé.e en fasse la demande.
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Ceci s’applique également à nos réseaux sociaux (Facebook, LinkedIn, etc.)
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Service de recrutement :
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Lorsque vous envoyez des renseignements relatifs au recrutement, tels que votre nom, prénom, adresse courriel, adresse civique et numéro de téléphone, contenus dans votre curriculum vitae et/ou votre lettre de motivation. Vos renseignements personnels sont conservés lors du processus d’embauche dans des dossiers sécurisés disponibles aux employés des ressources humaines.
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À quelles fins utilisons-nous vos renseignements personnels ?
De manière générale, nous utilisons vos renseignements personnels aux fins suivantes:
Prestation de services médicaux;
Diagnostic et traitement;
Facturation;
Communications avec d’autres professionnels de la santé impliqués dans les soins du patient et avec son consentement.
Répondre de notre mieux à votre demande/besoin;
Assurer le bon fonctionnement de nos services;
Évaluer et améliorer la qualité de nos services;
Offrir de la formation à notre équipe médicale;
Veiller au respect de nos obligations légales, fiscales et réglementaires;
Envoyer des infolettres ou vous informer de nouveaux services offerts;
Recruter du personnel;
La production de statistiques et de rapports annuels.
Etc.
Exceptionnellement, lorsque nous avons des raisons de penser que la vie ou le développement d’une personne est en danger immédiat, il est possible que vos informations personnelles soient utilisées pour contacter les services d’urgence.
Note : Nous nous assurons que toutes les données utilisées à des fins d’évaluation de notre personnel ne contiennent plus d’informations telles que noms, prénoms, régions, villes, adresses courriel, lieux, etc.
Pendant combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels ?
We retain your personal information only as long as necessary for the purposes set out in the Policy and to comply with our legal and regulatory obligations. After this period, your personal information will be automatically destroyed in a secure manner or anonymized.
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Medical services :
The medical file is considered active when the last registration is less than 5 years old. The portion of the active file that is less than 5 years old must be retained. Similarly, the portion of the active file that is more than 5 years old may be destroyed, with the exception of :
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Pathology reports;
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Endoscopy reports;
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Surgical and anesthesia reports from major surgeries;
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Any other document identified by the Canadian Medical Protective Association (CMPA) or the private insurer.
There is no obligation to purge an active file or destroy an inactive one. Physicians may, if they wish, retain elements of a file beyond the minimum period prescribed by regulation. If you would like us to destroy your medical file after 5 years of inactivity, please contact us via our contact form.
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Retention of banking information (if a payment is made).
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When we contact you to make a payment by telephone or in person, please be assured that this information is not kept in your medical file.
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We keep a record of every transaction in accordance with current legislation.
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We will always give you the option of receiving a paper or electronic receipt for each transaction.
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Post-employment employees: employee information will be permanently deleted after 10 years. Employee information is archived on company-wide platforms and remains accessible only to human resources staff. All this data is kept in files protected by limited access and double authentication.
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Communication: when you subscribe to our mailing lists, we retain your email address for a period of 36 months. In accordance with anti-spam legislation, we will unsubscribe you after 36 months and/or if we notify you that we wish to unsubscribe you from our mailing lists.
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You will be informed of any changes to our privacy policy and terms of use if you subscribe to one of these lists.
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Patient-physician communications via the patient portal remain in this environment until you decide to delete your account.
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Accès aux informations personnelles
Les patients ont le droit d'accéder à leurs informations personnelles et de demander des corrections si nécessaire. Les demandes d'accès doivent être soumises par écrit au responsable de la confidentialité.
Pour toute demande de copie de votre dossier médical, vous devez contacter le secrétariat de votre clinique afin de remplir un formulaire de consentement afin de communiquer des renseignements contenus au dossier médical. Ce formulaire vous sera fourni par Physiothérapie Mieux-Être. Pour toute demande de modification de vos renseignements personnels contenus dans votre dossier médical, veuillez communiquer avec le secrétariat de votre succursale.
Vous pouvez également avoir accès à plusieurs informations concernant votre dossier médical sur le carnet santé.
Comment protégeons-nous la confidentialité de vos renseignements personnels ?
Les renseignements personnels que nous recueillons sont conservés de manière confidentielle conformément à la législation applicable. En outre, si vous choisissez de nous transmettre des renseignements personnels par courriel ou par le biais d’un formulaire disponible sur notre site Internet, nous utiliserons uniquement l'information requise pour répondre à votre message et permettre d’y donner suite, en nous assurant d’en préserver la confidentialité.
Nous prenons également des mesures de sécurité organisationnelles, techniques et physiques raisonnables afin de protéger vos renseignements personnels contre leur perte, vol, accès, utilisation et communication non autorisés. Par exemple, nous veillons à restreindre l’accès à nos bureaux et à nos équipements informatiques, en plus de sensibiliser notre personnel à la sécurité et à la confidentialité des renseignements personnels auxquels ils ont accès. Pour les applications applicables, nous utilisons l’authentification à deux facteurs. Nous validons également que nos partenaires d’affaires ont de solides de systèmes de protections des renseignements personnels et des données en place et que ces dernières soient maintenues de façon régulière et conformément aux normes en vigueur.
Vos renseignements personnels sont-ils communiqués à l’extérieur du Québec ?
Les renseignements personnels des patients que nous recueillons sont hébergés sur des serveurs sécurisés au Québec. L’ensemble des fournisseurs technologiques avec qui nous faisons affaire pour ces services sont au Québec, vos données ne quittent donc jamais le territoire.
Pour ce qui est de notre outil RH pour les employé.e.s de Physiothérapie Mieux-Être, les renseignements personnels sont stockés de manière sécurisée chez Amazon Web Services (AWS) sur des serveurs situés au Canada ou au sein de l’Union européenne. Tous les renseignements personnels sont cryptés sur les supports de stockage.
Certains de nos outils et fournisseurs de services sont basés à l’extérieur du Québec, mais se conforme aux normes et législations en vigueur.
De plus, lorsque vos renseignements personnels sont ainsi communiqués hors du Québec, nous procédons à une évaluation des facteurs de vie privée et nous mettons en place des engagements contractuels afin de protéger la confidentialité de ces renseignements.
Transmission de vos données personnelles à des tiers
Vos renseignements personnels sont uniquement accessibles à nos employé.e.s et mandataires dont les fonctions le requièrent. Nous pouvons également partager vos renseignements personnels avec des tiers, lorsque la loi l’exige, ou encore avec des fournisseurs de services. Par exemple, les partenaires de soins de santé, tels que les spécialistes et les laboratoires, peuvent recevoir des informations nécessaires à la prestation de services médicaux. Dans ce dernier cas, nous prenons les mesures nécessaires afin de protéger adéquatement vos renseignements personnels en adoptant des mesures contractuelles spécifiques et en limitant le partage de vos renseignements personnels.
Introduction : qu’est-ce qu’un cookie ?
La présente Politique relative aux cookies a pour but de clarifier les circonstances dans lesquelles des cookies peuvent être envoyés sur les ordinateurs des visiteurs de notre site. Les cookies sont des informations de nature textuelle envoyées par un site web sur le disque dur ou sur tout autre dispositif de navigation web de l’utilisateur. Les cookies permettent à des sites de conserver les informations nécessaires pour rendre votre navigation plus confortable. Un cookie contient généralement le nom du domaine qui l’a émis, sa « durée de vie » et un identifiant unique sous forme numérique ou autre généré aléatoirement. Certains cookies seront utilisés sur le site, que vous soyez connecté.e à votre compte ou non.
Les cookies de session sont des cookies temporaires stockés dans le fichier des cookies de votre navigateur jusqu’à ce que vous quittiez le site. Les cookies persistants sont stockés beaucoup plus longtemps dans le fichier des cookies de votre navigateur (la durée de stockage du cookie dépendant toutefois de sa durée de vie).
Notre utilisation des cookies
Les cookies que nous utilisons ne recueillent pas de renseignements vous identifiant personnellement, mais plutôt des renseignements généraux que nous ne combinons pas avec vos renseignements personnels.
Nous utilisons des cookies essentiels et fonctionnels afin de vous permettre de naviguer sur notre site Internet, d’utiliser ses fonctionnalités et de personnaliser votre navigation selon vos préférences (par exemple, selon votre préférence de langue).
Nous utilisons également Google Analytics, afin de recueillir de l’information concernant votre utilisation de notre site Internet (par exemple, les pages que vous consultez le plus souvent, et les messages d’erreur que vous pourriez recevoir). Ces renseignements sont anonymes et nous les utilisons uniquement afin d’améliorer l’efficacité et le fonctionnement de notre site Internet. Vous pouvez consentir ou non à l’activation de ces cookies lors de votre connexion à notre site.
Si vous souhaitez obtenir davantage d’informations sur les cookies, nous vous invitons à consulter le site All About Cookies (disponible en anglais seulement).
Comment nous joindre ?
Si vous souhaitez nous questionner, nous transmettre une plainte ou une préoccupation concernant notre politique de confidentialité, veuillez acheminer un courriel en utilisant notre formulaire.
Pour de plus amples renseignements au sujet de la protection des renseignements personnels, veuillez consulter le site Web du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.
Pour accéder à vos renseignements personnels ou pour toute question concernant la protection de votre vie privée, veuillez communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels :
Kamila Kacprzynska
Adjointe exécutive et responsable de la protection des renseignements personnels
kamila.k@cmme.ca
(514) 312-0333
Siège social: 400 Sainte Croix Ave, Bureau 1360, Saint-Laurent, Québec, H4N 3L4
Comment mettons-nous à jour notre Politique ?
Notre Politique peut être mise à jour de temps à autre, afin de refléter des changements législatifs ou opérationnels au sein de notre organisation. Quoique des avis de mise à jour puissent être utilisés, l’affichage de la Politique révisée sera réputé constituer un avis suffisant. Le fait de continuer à utiliser notre site Internet constitue une acceptation de votre part de cette Politique et de toute mise à jour.
La date de la dernière mise à jour de la Politique est le 17 juillet 2024.